展覽會(huì)的策劃工作屬于商業(yè)營(yíng)銷性質(zhì)，同時(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。
展覽會(huì)的策劃包括展覽題材的創(chuàng)新和選擇、展覽項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、展覽項(xiàng)目組織工作方案的制定、相關(guān)的社會(huì)資源的整合與利用等基本內(nèi)容。
主持策劃工作的負(fù)責(zé)人，應(yīng)熟悉展覽行業(yè)。并具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和綜合能力。
關(guān)于展覽題材的選擇
選擇展覽題材，是策劃工作首先要解決問(wèn)題。
一是，選擇的展覽題材所代表的行業(yè)，是否具有良好的市場(chǎng)發(fā)展前景？判斷該題材展覽會(huì)的市場(chǎng)需求狀況。
二是，展覽會(huì)舉辦地，有沒(méi)有相同題材的展覽會(huì)？如有，其辦展規(guī)模和水準(zhǔn)如何？判斷該題材展覽會(huì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)。
如對(duì)市場(chǎng)需求有積極的研判，且在擬定的舉辦地尚無(wú)相同的展覽會(huì)，或者已經(jīng)有相同題材的展覽會(huì)，但仍可競(jìng)爭(zhēng)取代或者競(jìng)爭(zhēng)并存。
關(guān)于展覽項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)查與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
當(dāng)確定展覽題材的選題后，市場(chǎng)調(diào)查與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是最重要的后續(xù)工作了。
相對(duì)于選題時(shí)的研判，展覽項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)查更加周延，更加細(xì)致，更加具體，強(qiáng)調(diào)通過(guò)調(diào)查數(shù)據(jù)說(shuō)明問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)從實(shí)際操作的角度解析問(wèn)題。
圍繞所選擇的展覽題材，市場(chǎng)調(diào)查工作的內(nèi)容包括：
（1）展覽會(huì)舉辦地展覽場(chǎng)館的情況，包括手機(jī)場(chǎng)館面積、可利用效率、被租用情況等數(shù)據(jù)；
（2）在同一舉辦地相同題材展覽會(huì)組織者即競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況，包括其投入產(chǎn)出效果、運(yùn)作方式、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)等方面的信息。
（3）相關(guān)行業(yè)產(chǎn)品進(jìn)三年的市場(chǎng)需求情況，特別是展覽會(huì)舉辦地近三年的行業(yè)產(chǎn)品市場(chǎng)需求情況，需求收集市場(chǎng)需求總量、需求結(jié)構(gòu)、主要買家或銷售代理機(jī)構(gòu)數(shù)量等數(shù)據(jù)；
（4）相關(guān)行業(yè)近三年內(nèi)的發(fā)展情況，特別是展覽會(huì)舉辦地近三年內(nèi)的行業(yè)發(fā)展情況，需要收集行業(yè)銷售收入、主要產(chǎn)品技術(shù)進(jìn)步趨勢(shì)、主要是產(chǎn)品銷量、企業(yè)數(shù)量、企業(yè)分布狀況等數(shù)據(jù)；
（5）相同的題材展覽會(huì)的近三年內(nèi)情況，尤其是展覽會(huì)舉辦地的情況，需要收集同題材展覽會(huì)數(shù)量與分布、知名展覽會(huì)的主、承辦機(jī)構(gòu)、舉辦時(shí)間、展覽規(guī)模及觀眾流量、參展商的組成機(jī)構(gòu)與觀眾的反映等數(shù)據(jù)；
（6）市場(chǎng)調(diào)查工作的途徑主要是：通過(guò)公開(kāi)渠道收集統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；進(jìn)行市場(chǎng)問(wèn)卷或訪問(wèn)調(diào)查；專訪行業(yè)權(quán)威人士；考察同題材展覽會(huì)。
通過(guò)對(duì)市場(chǎng)的調(diào)查，以及全面分析相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，深入研判該題材展覽會(huì)的需求狀況與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)。如確定了經(jīng)營(yíng)該項(xiàng)目，則應(yīng)該進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。
展覽項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，應(yīng)建立在市場(chǎng)調(diào)查和市場(chǎng)分析的基礎(chǔ)上，預(yù)計(jì)展覽會(huì)的發(fā)展前景，預(yù)測(cè)展覽會(huì)未來(lái)三年內(nèi)的經(jīng)營(yíng)狀況，預(yù)估展覽會(huì)可能遭遇的重大風(fēng)險(xiǎn)因素，從而在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)角度提供決策參考。
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