完善的招商與招展的組織管理是整個(gè)展覽項(xiàng)目能夠順利完成的重要保證，展覽營(yíng)銷(xiāo)工作的重點(diǎn)。展覽組織機(jī)構(gòu)必須全面統(tǒng)籌，認(rèn)真實(shí)施，提高招展與招商的效率。


     展覽組織機(jī)構(gòu)為了保證展覽項(xiàng)目的品質(zhì)，通常會(huì)采取定向展覽組團(tuán)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)基本招展數(shù)量，特別是政府主導(dǎo)型展覽，如廣交會(huì)、華交會(huì)、昆交會(huì)、高交會(huì)等展覽。展覽組團(tuán)是按照行政區(qū)域來(lái)進(jìn)行的，其責(zé)任單位是在行政區(qū)域內(nèi)與貿(mào)易廳局、專(zhuān)業(yè)行業(yè)協(xié)會(huì)或者國(guó)際組織相關(guān)的展覽組織機(jī)構(gòu)。發(fā)展招展組團(tuán)單位，利用組團(tuán)單位的積極性與資源優(yōu)勢(shì)來(lái)完成招展任務(wù)，是展覽組織提高招展效率，保證展覽成功的重要環(huán)節(jié)。


合作招展組團(tuán)單位的基本機(jī)構(gòu)
?當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)。
?行業(yè)性權(quán)威機(jī)構(gòu)（如外經(jīng)貿(mào)局、中小企業(yè)發(fā)展局等）。
?展覽組織機(jī)構(gòu)（公司）
?海外的專(zhuān)業(yè)性國(guó)際展覽代理機(jī)構(gòu)（公司、旅行社等）。


招展組團(tuán)管理的主要工作方法
     招展組團(tuán)主要通過(guò)召開(kāi)籌備會(huì)、檢查會(huì)、動(dòng)員會(huì)等會(huì)議進(jìn)行管理。展覽組織機(jī)構(gòu)通過(guò)召開(kāi)會(huì)議來(lái)傳達(dá)招展工作的主要精神；布置具體的招展工作，明確招展任務(wù)；鼓舞招展組團(tuán)單位的士氣，培養(yǎng)在組團(tuán)工作中的歸屬感與集體感；加強(qiáng)各組團(tuán)單位間的互助合作精神；檢查招展工作落實(shí)情況；發(fā)現(xiàn)招展活動(dòng)中的問(wèn)題，互通訊息，相互學(xué)習(xí)。


?籌備會(huì)
     是為了展覽工作籌備工作而召開(kāi)的會(huì)議，國(guó)內(nèi)展覽通常是在展覽開(kāi)幕前3個(gè)月召開(kāi)。會(huì)議目的是介紹招展工作籌備情況；布置工作，明確責(zé)任；指導(dǎo)招展單位按時(shí)質(zhì)完成籌備工作；培養(yǎng)集體感和協(xié)作觀念；同時(shí)也為展覽組織機(jī)構(gòu)的招展工作征集意見(jiàn)和建議。


     會(huì)議通常由組委員會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)支持，項(xiàng)目經(jīng)理合作協(xié)調(diào)人主講。展覽組織機(jī)構(gòu)的展品運(yùn)輸、在展覽開(kāi)幕前一至兩個(gè)星期召開(kāi)，主要檢查展臺(tái)施工、展品運(yùn)輸、展臺(tái)布置等工作人員行程、住宿、膳食、室內(nèi)交通等安排。


?動(dòng)員會(huì)
     這項(xiàng)會(huì)議通常在開(kāi)幕前一天召開(kāi)，展覽組裝機(jī)構(gòu)的主要工作人員與組團(tuán)單位負(fù)責(zé)人都將出席。會(huì)洗要求參加組團(tuán)的參展商服從組團(tuán)單位的統(tǒng)一指揮，進(jìn)一步嚴(yán)明紀(jì)錄，鼓舞士氣，出臺(tái)組團(tuán)和管理方法。要求參展工作人員具有高度的責(zé)任心和榮譽(yù)感，建立良好的展臺(tái)環(huán)境與秩序，提高工作效率。


（3）招展組團(tuán)工作的重要作用
?提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞。
?充分利用各方資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，加快資源整合。
?最大限度挖掘新客戶(hù)，壯大參展隊(duì)伍。
?降低招展成本。

（攝影 首創(chuàng)展覽）